2016年6月7日火曜日

スマホでは難しい情報マネジメント




スマホでニュースを読んだりして最新の情報をキャッチするのは現代人には必須のスキルなのかもしれません。でもスマホで見る情報は絶えず参照する情報とは違って瞬間瞬間の情報でもあるようです。




仕事でたびたび参照する情報

こういう情報はいつでも見られるようにしておきたいといってもスマホでは
限界があります。毎回検索をかけるのも面倒ですね。スマホで必要な情報は今必要な情報だったりもします。

ところが仕事で使う情報は繰り返し何度でも必要になるデータ類なのでプリントアウトしておくか手書きで書き込んだ資料集がなければおそろしく不便ですね。

参照する情報ぐらい丸暗記しなければ・・・というのも無理なのでしょう。その仕事にかかりっきりという恵まれたビジネス環境にある人は少ないと思います。

膨大な情報をA4ファイルで管理するというのもひとつの方法です。ただこれだけボリュームのあるファイルはすべてのページを見返さなければ必要な資料が出ないとしたら遅すぎて仕事の成果にはつながりません。

たしかに今まで蓄積されたA4ファイルバインダーにはほとんど必要な資料をストックしてあるのかもしれません。ですがこの膨大なA4ファイルバインダーから瞬時に必要な情報を選別するのにも工夫が必要になってきたりもします。

工夫というのは絶えずそのツールにふれていなければ出てこないスキルでしょう。いつでも片時も離さずA4ファイルバインダーを持ち歩く習慣付けはなかなか出来ないことですね。
ビジネスがオンのときとプライベートタイムがあるようにこのバインダーを持ち歩きたくないことも多いのが日常生活です。

それに机の上にいつもA4ファイルバインダーを広げているのもあまり使い勝手がいいとは言えません。

セレクトされた情報はシステム手帳にインプットしておく



小型のバインダー手帳のシステム手帳なら資料を追加したり他のバインダ-へ移し替えておくことも可能です。

日程管理だけがシステム手帳ではないと思います。スケジューリングだけなら厚いシステム手帳でなくても十分対応できますね。

むしろ手元に置いておきたい情報を一元管理するために使うほうがシステム手帳が活きてきます。雑誌の特集で出てくるシステム手帳の使いこなしの事例はまさにスケジューリングですね。

だったらデジタルでもいいしアナログでもいいのかもしれません。

成果を出すために参照する資料をコンパクトにまとめておけば使い勝手がよくなります。
ツールはなんのために使うかという目的がはっきりしないと一般的なスケジューリングしか思い浮かばないのかもしれません。


いかがでしたか?
電子化した資料も大切ですがその中でもいつも参照したいデータがありますね。こういう資料はシステム手帳で管理するほうが合っているようですね。