2016年7月9日土曜日

情報のアクセス術で手帳の場合なら



手帳関連だと雑誌でも書籍でもいかに素早く情報にアクセスできるか?というテーマがあるようです。こういうタイプの手帳にはシステム手帳が便利なようですが重いというデメリットがあったりもします。




システム手帳でアクセスしたい情報って?

どんなに大量の情報をシステム手帳にバインドしたところでパソコンのように大容量の資料をストックできるわけではないのが常識です。こういう情報量から考えるとシステム手帳よりもスマホのほうがよさそうな気もしますがスマホでは時間がかかりすぎるケースがあったりもします。

同じ情報を参照しながら作業をしなければならないときがそういうケースにあたります。これはパソコンでも同じことですがパソコンのモニターを数台並べたところで同じ情報の画面を表示しつづけるのは非効率的ですね。

参照しなければならない情報ならプリントアウトしてファイリングしなければ役には立ちません。ただその量が問題ですが・・・システム手帳のリフィル数十枚程度のボリュームならかえって机の上に広げるだけで場所をとったりもします。

リフィルならバインダーから取り外して机の上に並べるだけですみますし後の処理も簡単なので頻繁にアクセスする必要のある情報ならシステム手帳のほうが便利なのかもしれません。


情報の選別力




必要な情報と不要な情報を選別する能力も現代社会なら必須の能力なのかもしれません。要らない情報のストックは単なるゴミ情報でしかないので価値のある情報をセレクトしなければ時間のロスになってしまいそうですね。

パソコンの場合は長文をそのままストックしておくことが出来ます。逆にこれがパソコンのデメリットでもあります。

必要な箇所だけをマーカーでラインを引いても大量の情報なら付箋をあちこちに貼っておかなければなりません。それに目録を別に作成しておかなければ付箋の意味がわからなくなってしまうことも多いようです。

インデックスの使い方次第とはいっても実際にその資料で必要な箇所は数行だったりもしますのでその情報だけを転記しておいたほうが後の処理が楽になりそうですね。

バインダーにバインドされている枚数が少なくてもそれは価値ある情報なのでアクセスのスピードアップは効率アップにもつながります。


いかがでしたか?
情報ならなんでもストックするのは無駄なのかもしれません。ストックすることはパソコンのまかせて活用する場面を中心にツールをシステム化するほうがよさそうですね。